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理工论文写作要点:数据库有效采购流程及利用

来源:18论文 | 编辑:18论文 | 发布时间:2013-09-13 | 栏目: |
内容导读:关键词:数据库;电子图书;图书馆 一、采购原则 实用性原则:根据学校学科专业设置情况加以选择,首先选择重点学科重点专业所需数据库。这样不仅可以大大提高数据库的利用率,也十分有针对性。一般在经费和硬件不能完……

一、采购原则

实用性原则:根据学校学科专业设置情况加以选择,首先选择重点学科重点专业所需数据库。这样不仅可以大大提高数据库的利用率,也十分有针对性。一般在经费和硬件不能完全满足所有需要的时候,这一点应该是购买数据库首先考虑到的。

先进行原则:数据库的购买工作主要是将一些在某一方面开发比较完善的数据库直接使用,因此对于数据库在制作方面的要求应该较高。一般来说都会选择一些数据收集范围较广、数据收集的年限比较长、制作界面比较友好、开发比较完全、错误少、更新快的数据库。例如,万方数据资源系统收录了自1978年以来,600余家学位授予单位的硕博及博士后论文的文摘与全文。

众所周知,Elsevier、ISI、John Wiley&Sona Inc、Kluwer等均是世界著名机构和出版商,其出版的文献水平是世界一流的,而Ebsco、ProQuest、Dialog、OCLC等提供商与前者不同,他们将买来或租来的文献提供给用户,而在保证文献的连续性和完整性方面较差。在 确定重要文献订购时,要考虑这个因素,以免中断订购。

共享性原则:书馆的现在和未来都要依赖于资源共享。资源共享是对图书馆及其信息系统进行资源获取的一种方法。如果任何信息都是“数字化的并且是免费获取的”,那么就不必存在任何资源共享的方式了,但这是不现实的。图书馆没有无限的资源〔包括资金和工作人员〕,因此不论图书馆的规模大小都需要资源共享,在数据库的选择上也要注意资源的共享。

不重复原则:有的数据库,内容大致相同,只是在某些方面有区别。经费充裕的图书馆对这种数据库都予以购买,我们认为没有必要。我们可以将这些内容大致相同的数据库进行比较,首先考虑其质量方面来予以选择;其次,对于各自的不足,可采取互补的办法来予以解决,例如,如果选择购买的数据库在内容上的某方面较之另外的数据库有差距,我们可以通过购买其他数据库的专题来予以补充。另外,在购买电子图书时,还要与已购买和准备购买的电子图书进行查重,避免重复订购,这样,可以增加电子图书的品种。

此外,如果由于经费等原因只能采取远程访问的方式,还要考虑到网络环境的因素。

二、对数据库进行试用

现在开发数据库的公司在对有意向购买的客户都会开通试用服务。在数据库试用前,由信息部负责宣传工作(主页、BBS,邮件通告、海报张贴、电话通知重点院系等),联系数据库商进行数据库培训等;由技术部负责试用条件准备(软硬件设施),设计本馆统计软件(有的数据库商直接提供)和网络读者使用情况调查表等,所得到的原始数据也要以此为基础。

虽然图书馆在电子资源建设和管理方面做了大量工作,但实际很多读者并不了解如何使用这些资源,若不加强宣传和培训,则会形同虚设,起不到应有的作用。

在数据库试用期间,应重点衡量以下各指标:

1、检索功能:即系统提供的各种检索人口、采取的导航设置以及检索关键词的有效过滤与统计等。检索入口越多,用户使用就越方便。

 

4、用户服务:主要是指在检索功能之外,检索系统为用户提供的服务。主要包括检索系统提供的帮助文件的完整性、以往检索结果的处理、在线培训等。它属于数据库检索系统的延伸服务,但可以有利于系统的方便使用,因此对于用户更好地使用数据库帮助很大。

三、收集各种反馈信息,形成数据库试用评价报告

在数据库试用期间,应调研本校教学科研人员在数据库免费试用期的使用情况,了解用户对该数据库的反馈意见,以此作为正式引进数据库的参考,可采用如下调研方法: E-mail、学科馆员下院系调查、现场调查、个别访问、网上问卷调查、数据库访问统计软件等。

通过数据库的统计软件,可以了解该数据库的使用情况。包括登录次数、检索次数、全文(文摘)下载数量等。登录次数反映一个用户对数据库的兴趣程度,但它并不能实际反映用户对数据库内容的使用效率;而检索次数是用户在一个数据库中提出检索式的次数,用户在一次检索时提出的相同或相似关键词的次数越多,说明该数据库的检索效率越低,查全率越低;全文(文摘)下载量,即用户在一个数据库中下载到本地客户机中的全文或文摘篇数,可以很好评价一个数据库资源对本校的价值。

最后,收集、汇总各方面的反馈和评价结果,形成评价报告。评价报告内容应包括数据库所藏信息评价(收录内容、收录年代等)、读者取向评价(统计数据、读者反馈等)、价格情况及其他参考因素(访问方式、配套设施、检索系统、备份政策等)。在试用中如发现问题,应及时与网络数据库商联系,力争取得最好的服务水准。

四、数据库采购

在前期工作的基础上,由信息部提交数据库试用期间的评价报告,数据库采购小组听取并讨论评价报告,从而做出是否购买的建议,最后由上级领导做出最终决策。对于决定购买的数据,要与数据库商进行谈判,访问方式、价格、备份、售后服务等为谈判重点,对合同内容要仔细审阅,注意权利与义务的内容,能明确的尽量明确。

数据库购买后,要随时关注数据库公司履行合同情况,资源是否如合同所说开放;资源是否到位等情况。

五、结束语

世界上很少有图书馆经费充足的,尤其在既要买纸质文献,又要买电子文献的今天。如何根据所拨经费,经过调查、酝酿、选题、试用、评估,再作决策。评估成熟一个,购买一个,这是图书馆采购人员必须清醒认识的问题,避免人买我买,盲目跟进;对于已经购买的电子文献,要利用各种方式和场合,大力宣传,使它发挥最大效益,特别是大型网络数据库,一定要定人定期按性价比和利用率进行跟踪评估,使我们做到心中有数,随时调整,以较少的资金法会最大的效益。



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