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航天产品档案数字化工作的发展及作用

来源:jz | 编辑:jz | 发布时间:2022-05-27 | 栏目: |
内容导读:本文作者涉嫌骗取杂志社录用函,稿件作废处理。近年来随着科研生产模式的转型,电子文件相较于传统的纸质文件在长期保存、快速查阅、有效利用等方面具有较大优势,为了提高重要历史文件及增量纸质文件的数字化率,同时为顾客提供更便利的服务条件。……
航天产品档案数字化工作的发展及作用
——以北京控制工程研究所信息档案室为例
本文作者涉嫌骗取杂志社录用函,稿件作废处理。
摘要:近年来随着科研生产模式的转型,电子文件相较于传统的纸质文件在长期保存、快速查阅、有效利用等方面具有较大优势,为了提高重要历史文件及增量纸质文件的数字化率,同时为顾客提供更便利的服务条件,北京控制工程研究所信息档案室转换工作模式,通过统筹内部资源配置,建立了专业的档案数字化队伍,积极总结数字化工作经验,建立至今已完成所有重要档案的数字化工作,同时保证了增量纸质档案数字化率100%,为科研生产转型升级提供了重要保障。
关键词:档案数字化,发展,经验,作用
1.档案数字化工作的背景
北京控制工程研究所信息档案室是一个综合性档案管理部门,主要为研究所科研生产工作提供保障,同时兼顾各类档案管理、监督指导等工作。十三五以来研究所科研生产任务攀升,数字化转型工作同步开展,给档案管理工作的转型带来了新的机遇;研究所自1956年建所至今,所内形成了约60万册纸质载体档案,且主要为科研生产活动用档案,此类档案在2018年前一直保持纸质双套制存档的模式,纸张档案材料本身还存在物理属性,如易燃、易潮等特点,存在较大安全隐患。随着科研生产任务的加重,纸质档案存档任务连年增加,各类成本需求也随之增加,工作效率不能有效提高、纸质档案的利用范围受限等问题突出,同时数字档案馆的建设主要以电子文件为主,基于以上背景,如何快速、高效的完成历史档案数字化工作,研究所档案部门经过深入调研及对历史档案利用数据分析,最终研究形成了完整的数字化工作计划,并经过实践,数字化工作取得了很好成效、同时为科研生产活动提供了更高效的保障、为档案工作的转型打下了坚实的基础。
2.档案数字化工作的发展过程
2.1.数字化工作模式的选定
档案数字化工作的开展需要人员、设备、软件、场地等基础条件,如何既能保证降本增效、又能实现精细化管理,是数字化工作开展的主要难题。数字化工作主要是两种方式,一是外包形式,二是设立专职或者兼职岗位。这两种模式都需成本的投入。外包服务公司的服务人员多为临时工或兼职人员,个人素质和专业能力达不到要求,人员流动性较大,管理制度和加工标准不健全,人员分工和职责不明确现象,这些不诚信行为对实体档案造成安全隐患。经过反复测算,设立专职或者兼职岗位的成本投入更低,且可以有效控制数字化工作质量;经过对档案工作模式的反复研究,认为数字化工作开展后,“纸质双套制”模式可以改为“纸质、电子双套制”模式,既可以减少一些不必要的人工操作、释放更多的人力资源投入更有价值的管理活动中,同时也可以降低库房、设备损耗等成本投入,实现各类资源的有效配置和利用。
2.2.数字化专职岗位的建立
在实施数字化工作前,部门内日均消耗约3万张A4纸,用于复印加工任务。每年接收的存档文件约5万份,200万页,重约8吨,需占用约50个文件柜,而档案文件的整理、加工均由部门内部人员完成,但数字化工作的“纸质、电子”双套制,每年可减少约2万份文件的复印工作,同时减少了各流程环节的管理成本。经过讨论,决定数字化专职岗位人员由各班组抽调,组建一支由4人组成的专职化队伍,数字化岗位的建立也是研究所档案数字化工作的第一个“显著”降本增效成果。
2.3.数字化具体工作计划
2019年初国家档案馆发布了《数字档案馆建设方案》,文件中要求重要文件要实现100%数字化,面对几十万份数字化工作的任务,档案部门根据档案的重要程度及利用频率进行了整体策划,分步完成数字化工作,主要概括为三方面,一是要保障增量纸质文件实时数字化,二是实现重要历史文件的100%数字化,三是实现在库其他纸质文件的全部数字化工作。同时为保障数字化工作质量及文件安全,编制《档案数字化工作要求》等基本规范,内含数字化工作质量要求、文件交接要求、保密要求、工作流程等等。将数字化工作的展开过程进行了详细的规划,保障了数字化工作实时高效的开展。
3.档案数字化实操经验
数字化工作是利用计算机、扫描仪、数据库等多种技术手段支撑,将传统纸质档案以电子档案形式呈现。数字化团队从无到有,不断摸索前行,团队成员克服工作中发现的各类问题,保障数量的同时保证质量。每天面对几千页的文件,从核对文件内容页码、准确录入查询信息、检查文件扫描成像质量、到有效挂接文件阅览,每一步都要认真仔细,保障上传文件信息及内容准确,方便客户利用。
3.1.数字化工作主要内容
1)纸质档案数字化的准备:在扫描前,检查文件中是否有任何干扰(如订书钉、碎纸屑、便签),以免卡纸和损坏扫描仪,检查纸张规格(如单页、双页、纸张大小)情况,避免漏扫导致扫描文件内容缺失现象。
2)扫描参数的选择:选择扫描文件的色彩模式(如黑白、灰度、彩色等)、页面设置(如单页、双页)、分辨率是扫描过程中最为重要的一个过程,应保证扫描后图像清晰、完整,原则上分辨率的参数是由档案笔迹和纸张的质量决定的,但由于速度的原因,一般来说,文件的分辨率为200dpi,遇到不清楚的特殊文件,应采用更高的分辨率。
3)图像处理:针对扫描后的图像逐一检查,图像上的内容要与原档案保持一致,检查图像是否有黑边、图像方向、内容是否清晰等情况,确保档案文件内容的完整性。
4)扫描数据的信息核对:一是扫描数据完整性的审查,在扫描过程中,可能会导致某份文件漏扫或者重扫,如果不及时地查出,必将会给后续的利用工作带来麻烦,因此应对扫描数据做好审查工作,谨防漏扫或重扫现象给数据带来的不完整或不规范。二是做好数据信息的质量控制。由于机器及操作原因导致数据不清晰而无法使用的,需要重新扫描。
5)文件命名:严格按照挂接需求的命名规则对生成的图像信息以相应的方式进行命名,保障后期挂接工作。
6)文件导出、挂接:进入扫描管理系统,选中要导出的单个文件或整个文件夹,一般情况下电子文件统一采用多页PDF文件格式,导出完成后找出对应文件夹,检查电子版文件导出是否正确,内容是否清晰完整,之后将数字化后的电子文件挂接至档案管理系统,并实时检查挂接的正确性,保障后期利用。
3.2.纸质档案数字化扫描实操案例
案例1:文件中存在特殊尺寸的纸张:如A3纸张档案文件,依据扫描仪改变纸张方向,避免出现A3纸张被默认A4纸张文件扫描,造成内容显示不完整现象,内容被遮挡。
案例2:文字带较深背景色:经过测试,保持其他扫描参数不变的情况下,同一份档案,分别用200dpi、600dpi作为扫描分辨率设置所用参数,得到不同的扫描图像,可以看出明显变化,因此结合扫描仪及档案文件情况可适当调节扫描仪的分辨率,保证扫描文件的清晰度。
案例3:文件中含有尺寸图纸等内容时:尺寸图纸中经常包含颜色浅、线条细不清晰的情况,采用统一扫描参数无法满足使用需求,经反复验证后发现选用如图5黑白模式、600分辨率效果最佳,其他A0、A1等大幅面生产用图纸类文件也可使用绘图仪进行扫描效果更佳。
案例4:重叠扫描的情况:当文件纸张较多时,可能会出现两页纸重叠扫描现象,造成显示内容缺失,检查中要注意找出该文件重新扫描。
案例5:文件扫描时纸张同时出现横线、竖线:应注意检查扫描仪玻璃板是否有污垢,清洁完成后需重新扫描。
案例6:文件扫描时出现黑框时:需要使用扫描软件裁剪工具,将多余的黑边框去掉,保持文件页面整洁。
案例7:文件扫描时出现歪斜情况:在扫描软件中找出纠偏工具,可以调整页面的歪斜情况,
案例8:文件扫描时出现页面方向倒置情况:在扫描软件中找到旋转方向工具,调整为文字朝上的正常显示图像,以便于文件被电子借阅时查看使用。
案例9:扫描软件导出已完成的扫描文件时应注意:导出文件可能会出现损坏、扫描文件内容部分缺失现象,因此,导出完成后需要检查文件打开是否显示正常,内容是否完整,为扫描文件能够顺利挂接到系统中做好准备。
   案例10:图纸扫描时应注意:图纸较大,纸质坚脆容易断裂破碎,扫描分辨率调到最大600 dpi保证图纸独立页面平整、无弯曲、无折痕,辨识图纸正反面,以保证扫描质量。
4.档案数字化工作的成绩及作用
4.1.为企业数字化转型提供坚实的保障
科研生产数字化转型过程中仍需沿用历史重要科研图纸文件,需利用数字化方式将数字化后的电子文件上传至生产管理系统,以备各类生产场景的应用;同时各类文件中包含的各类数据也是在轨型号复查的主要依据,数字化工作为企业数字化转型提供了重要的基础保障。截至2022年2月,研究所数字化工作已实现馆藏重要档案数字化率100%,为各类科研生产工作累计提供利用约4.9万次,同时保障所有重要新增纸质文件实时数字化,对于目前多地点办公模式下的文件利用,基地、夜间临时紧急利用等科研工作提供了便利条件。
4.2.为数字档案馆建设提供重要支撑
“十四五”期间,研究所每年交付产品数约可达5000台(套),每个产品的设计、生产、试验、测试等工作与档案工作密不可分,高强度、批量化、平台化的型号任务研制工作对航天档案工作提出了更高的要求,档案转型工作面临了新的挑战,档案数字化是传统档案馆向数字档案馆转型的必经之路。档案数字化、信息化工作是数字档案馆建设的两大抓手,研究所加强数字化工作的同时,档案信息化工作也有了迅猛的发展,现已完成与6个业务系统的接口工作,实现了电子文件的全流程贯通。通过这两项工作的开展可以有效提高档案利用相关工作的办公效率,节约了各类成本输出,同时加强了对航天事业重要文件的保护。
4.3.实现了人力、物料、设备等资源的深度降本增效、价值提升。
通过档案数字化工作,实现了人力资源的优化配置、工作流程的瘦身、物料等资源的深度降本,将有限的人力投入到更有价值的工作中去,为档案工作创新发展发挥更多作用。以“文件存档工作流程“为例,存档工作优化前后工作流程对比如图1,通过数字化实现降本增效成果如下:


图1  文件存档工作流程优化前后对比图
1)资源成本:双面打印复印、扫描全年节约100万张纸,4万元;自行扫描电子版,每年节约外协扫描费140万元。
2)管理成本:减少复印环节和污染物排放、节约库房空间40平米/年;
3)时间成本:优化流程,减少交接和无效移动,减少周转,减少3万人次工作交接;为顾客提供电子服务约1.3万次/年,替代手工纸质服务,节约了顾客和信档室的时间。
4)人员成本:减少人力资源的占用,培养多能员工,提高人员的复用率。

档案是信息资源的一种载体形式,信息资源作为一种科研生产工作的要素发挥着重要的作用,档案部门应积极改进提升,将传统的纸质档案中的信息资源积极转化出来,融合到新的科研模式中,让档案活起来,并建立更灵活的信息利用渠道保证各类档案在科研生产工作中的作用有效发挥,让档案工作在航天事业的发展中发挥更广阔的保障作用。

[]参考文献
1赵国胜.浅论档案管理安全保密及信息化档案管理[J].基层建设,2020(4)
2郭俊霞 档案数字化服务外包风险管控研究[J].档案管理,2020(6)
3周霭 档案数字化的质量和安全保密控制措施分析[J].兰台内外,2020(21)

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